Załącznik nr 8 do wzoru umowy o dofinansowanie 

Zasady obowiązujące podczas dokonywania zamówień przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych w ramach Projektu. 

1. Podstawowymi aktami prawnymi regulującymi kwestie związane ze stosowaniem procedur dotyczących zamówień publicznych są: ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, zwana dalej ustawą PZP oraz dokument pn. Wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 dostępny na stronie www.mir.gov.pl , zwany dalej Wytycznymi. 

2. Podczas realizacji zamówień przy zakupie dostaw, usług i robót budowlanych w Projekcie, Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązuje się do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych w takim zakresie, w jakim ustawa PZP ma zastosowanie do Wnioskodawcy/Beneficjenta i realizowanego Projektu oraz do stosowania zaleceń zawartych w pkt. 6.5 Wytycznych. 

3. Szczegółowe zasady udzielania zamówień w Projekcie, w przypadku których nie stosuje się zasad i trybów wskazanych w ustawie PZP, w zależności od rodzaju i wartości zamówienia: 

3.1. Wnioskodawca/Beneficjent niebędący podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania, jak również Wnioskodawca/Beneficjent zwolniony z jej stosowania ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą kwot określonych odpowiednio w art. 4 pkt. 8 oraz art. 11 ust. 8 ustawy PZP, celem wyłonienia wykonawcy na realizację zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa jest większa niż 50 tys. PLN netto tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), zobowiązany jest do przeprowadzenia postępowania zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w punktach 6.5.1. i 6.5.3. Wytycznych. 

Uwaga: W przypadku, gdy w wyniku zastosowania zasady konkurencyjności nie wpłynie żadna oferta, dopuszcza się zawarcie umowy z Wykonawcą bez zachowania wyżej wymienionej procedury pod warunkiem, że pierwotne warunki zamówienia nie zostały w istotny sposób zmienione. 

3.2. Wnioskodawca/Beneficjent niebędący podmiotem zobowiązanym zgodnie z art. 3 ustawy PZP do jej stosowania, jak również Wnioskodawca/Beneficjent zwolniony z jej stosowania ze względu na wartość zamówienia nieprzekraczającą kwot określonych odpowiednio w art. 4 pkt. 8 oraz art. 11 ust. 8 ustawy PZP, celem wyłonienia wykonawcy na realizację zamówienia publicznego, którego wartość szacunkowa jest równa lub mniejsza od 50 tys. PLN netto tj. bez podatku od towarów i usług (VAT) z uwzględnieniem zapisów punktu 3.3, oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, zobowiązany jest do potwierdzenia, że wydatek został dokonany w sposób racjonalny, efektywny i przejrzysty, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 

W tym celu oraz w szczególności – w celu pozyskania, porównania i wyboru najkorzystniejszej oferty rynkowej – Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest do przeprowadzenia stosownego rozpoznania rynku dostaw, usług lub robót budowlanych, przykładowo poprzez: 

a) bezpośrednie skierowanie zapytania ofertowego dotyczącego realizowanego zamówienia do potencjalnych oferentów; 

b) przeprowadzenie badania rynku poprzez analizę stron www lub drogą telefoniczną. 

Wybór formy dokonania rozeznania rynku należy do Wnioskodawcy/Beneficjenta. W każdym przypadku Wnioskodawca/Beneficjent zobowiązany jest jednak do udokumentowania przeprowadzonej procedury, poprzez zgromadzenie i archiwizację dokumentacji (np. zapytania ofertowe, pisemne oferty, zrzuty ekranowe) lub sporządzenie stosownej notatki. 
Efektem przeprowadzonej procedury rozeznania rynku powinno być porównanie minimum trzech ofert, chyba że w jej wyniku Wnioskodawca/Beneficjent nie pozyska wymaganej liczby ofert. 

3.3. W przypadku wydatków o wartości powyżej 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje dodatkowo obowiązek upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej Wnioskodawcy/Beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. 

4. Szacowanie wartości zamówień w Projekcie: 

4.1. Zasady opisane w niniejszym punkcie stosuje się dla wszystkich rodzajów i trybów zamówień w Projekcie tj. dla zamówień realizowanych: w oparciu o ustawę PZP, zgodnie z zasadą konkurencyjności opisaną w punktach 6.5.1. i 6.5.3. Wytycznych (w zakresie nieuregulowanym w Ustawie PZP lub Wytycznych) oraz dla zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub mniejsza od 50 tys. PLN netto, oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych. 

4.2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone przez Wnioskodawcę/Beneficjenta z należytą starannością. 

4.3. Wnioskodawca/Beneficjent nie może w celu uniknięcia stosowania odpowiednich przepisów dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości w taki sposób, aby na skutek ustalenia wartości dla każdej z wydzielonych części zamówienia doszło do nieuprawnionego wyłączenia stosowania procedury dla wartości powyżej 

określonego progu. Innymi słowy nie jest zakazany sam podział jednego zamówienia na części, ale jest zakazany taki podział, który zmierza do uniknięcia stosowania przez zamawiającego zasad właściwych dla zamówienia o określonej wartości szacunkowej. Tak więc jeżeli Wnioskodawca/Beneficjent dopuszcza możliwość składania ofert częściowych albo udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Oznacza to, iż Wnioskodawca/Beneficjent może z określonych względów (organizacyjnych, ekonomicznych, celowościowych itp.) dokonać podziału jednego zamówienia na części, dla których to będzie prowadził odrębne postępowania w sprawie udzielenia zamówienia, przy czym wartością każdej z części zamówienia, będzie łączna wartość wszystkich części zamówienia. W konsekwencji przy udzieleniu każdej z części zamówienia Wnioskodawca/Beneficjent będzie zobowiązany do stosowania przepisów właściwych dla łącznej wartości zamówienia. 

4.4. Jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia. Natomiast, jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpi zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane już ustalonej wartości zamówienia, zamawiający zobowiązany jest do dokonania zmiany(czyli ponownego obliczenia) wartości zamówienia jeszcze przed wszczęciem postępowania. Za okoliczności mające wpływ na dokonane ustalenie wartości zamówienia należy uznać wszelkie okoliczności wynikające ze zmiany stanu faktycznego, np. zmiana cen, jak i prawnego, np. konieczność uwzględnienia nowych rozwiązań w przedmiocie zamówienia. 

4.5. Dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się takimi kryteriami jak podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia (kryterium to powinno prowadzić do wyodrębnienia nie tylko zbliżonych przedmiotowo zamówień, ale także zamówień, które mimo braku przedmiotowego podobieństwa tworzą funkcjonalną całość), tożsamość czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie, ewentualnie możliwość realizacji zamówienia w tym samym czasie) i możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę. Innymi słowy konieczne jest ustalenie, czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. zakup mebli i sprzętu komputerowego). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować łącznie. 

4.6. Dla ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, istotne są okoliczności istniejące w chwili wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Wnioskodawca/Beneficjent przystępując zatem do 

szacowania wartości zamówienia powinien ustalić z należytą starannością planowaną liczbę usług, dostaw, czy też robót budowlanych tego samego rodzaju, które zamierza nabyć i oszacować, ich łączną wartość, niezależnie od tego czy zamierza je nabyć jednorazowo w ramach jednego postępowania, czy też sukcesywnie w ramach odrębnych postępowań. Jeżeli potrzeba udzielenia określonego zamówienia ujawni się dopiero po udzieleniu innego zamówienia podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie, to w tym przypadku nie mamy do czynienia z nieuprawnionym dzieleniem zamówienia z uwagi na fakt, że brak jest tożsamości czasowej takich zamówień. 

4.7. Z udzielaniem zamówienia w częściach mamy do czynienia w sytuacji, gdy Wnioskodawca/Beneficjent z góry przewiduje zakres całego zamówienia i możliwe jest jego jednorazowe udzielenie, lecz ze względów organizacyjnych, technicznych, gospodarczych podejmuje decyzję o dokonywaniu zakupów sukcesywnie. Podjęcie decyzji o udzielaniu zamówienia w częściach jest zawsze wynikiem wcześniejszego planu Wnioskodawcy/Beneficjenta. Jeżeli zatem określone zamówienia mają charakter nieprzewidywalny, każde następne zamówienie o tym samym przedmiocie, należy potraktować jako zamówienie odrębne, a nie część zamówienia udzielonego wcześniej. Zamówienie udzielane w częściach przypomina zaś świadczenia jednorazowe realizowane w ratach. Każda z tych części składa się bowiem na pewną, z góry określoną całość. Każdorazowy, pojedynczy zakup jest częścią całego zamówienia, dlatego ustalenie jego wartości powinno być dokonane łącznie. W tym przypadku wartością zamówienia udzielanego w ramach odrębnego postępowania jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia. Jeżeli więc Wnioskodawca/Beneficjent decyduje się udzielać zamówienia w częściach i organizuje odrębne postępowania, wówczas dla każdego odrębnego postępowania przyjmuje się wartość całego zamówienia. 

4.8. Przy szacowaniu wartości zamówień udzielanych w ramach przedmiotowego projektu współfinansowanego ze środków UE, konieczne jest wyodrębnienie tych zamówień, których zakres może być oszacowany z góry na cały okres realizacji projektu i które mogą być udzielone jednorazowo w ramach jednego postępowania. W odniesieniu do tych zamówień ich szacunkowa wartość winna być ustalona z uwzględnieniem wszystkich dostaw, usług lub robót budowlanych przewidywanych do wykonania w całym okresie realizacji projektu. Jeżeli ze względów organizacyjnych zamówienia te będą udzielane w częściach w ramach odrębnych postępowań do ustalenia wartości poszczególnych części należy przyjąć wartość łączną. Nie jest zatem możliwe podzielenie takiego zamówienia na części i oszacowanie ich wartości odrębnie dla każdej z części. 

4.9. Podstawą do wyodrębnienia tych zamówień, tj. podstawą do uznania, że mamy do czynienia z samodzielnymi zamówieniami, jest przyjęty okres realizacji projektu, który nakazuje traktować usługi, dostawy lub roboty budowlane, które mają być wykonane w ramach projektu, jako jedno zamówienie. Przy czym warunkiem takiej kwalifikacji jest możliwość oszacowania usług, dostaw lub robót budowlanych, które mają być wykonane i sfinansowane w ramach projektu, dla całego okresu jego realizacji. 

4.10. Należy również wskazać, że punktem wyjścia dla rozstrzygnięcia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z niedopuszczalnym podziałem zamówienia na części, jest także ustalenie czy wskazane zamówienia stanowią w istocie jedno zamówienie,  

czy też odrębne następujące po sobie zamówienia dotyczące podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia. Podkreślenia bowiem wymaga, że sam fakt, że mamy tu do czynienia z zamówieniami tego samego rodzaju, oznaczonymi tym samym kodem CPV, nie przesądza, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem. 

4.11. Jak już wskazano powyżej dla ustalenia czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy też z odrębnymi zamówieniami konieczna jest analiza okoliczności konkretnego przypadku. W tym celu należy posługiwać się wskazanymi powyżej kryteriami (podobieństwo przedmiotowe i funkcjonalne zamówienia, tożsamość czasowa zamówienia, możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę). Innymi słowy konieczne jest ustalenie czy dany rodzaj zamówienia mógł być wykonany w tym samym czasie, przez tego samego wykonawcę. Z odrębnymi zamówieniami będziemy mieli do czynienia w sytuacji, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwym jego nabycie u tego samego wykonawcy (np. wykonanie poszczególnych zamówień wymaga spełnienia przez wykonawców odmiennych warunków). W przeciwnym wypadku, tzn. gdy udzielane zamówienia mają to samo przeznaczenie oraz dodatkowo istnieje możliwość ich uzyskania u jednego wykonawcy należy uznać, że mamy do czynienia z jednym zamówieniem. 

4.12. Jeżeli zatem w tym samym czasie możliwe jest udzielenie podobnego przedmiotowo i funkcjonalnie zamówienia, które może być wykonane przez jednego wykonawcę, mamy do czynienia z jednym zamówieniem. Wartość tak określonego zamówienia należy oszacować łącznie. W przeciwnym przypadku, tj. w sytuacji, w której poszczególne zamówienia nie mogą być wykonane przez tego samego wykonawcę, pomimo że przedmiot zamówienia można zakwalifikować do tego samego kodu CPV, należy uznać, że nie mamy do czynienia z jednym zamówieniem, lecz z kilkoma niezależnymi od siebie zamówieniami, których wartość będzie szacowana odrębnie. 
Ocena zawsze będzie dokonywana w konkretnych okolicznościach faktycznych. 

4.13. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie: 

a) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym; 

b) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych. 

Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw związanych z wykonywaniem robót budowlanych oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy. 

Podstawę do sporządzania kosztorysu inwestorskiego stanowią: dokumentacja projektowa, specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych, założenia wyjściowe do kosztorysowania, ceny jednostkowe robót podstawowych. 

4.14. Szacowanie wartości zamówienia na dostawy lub usługi należy opierać na aktualnych cenach rynkowych zamawianych dóbr. W tym celu należy przeprowadzić rozeznanie 

rynku wśród co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, można również opierać się na wiedzy z przeprowadzonych wcześniej postępowań, jeżeli ich wykonawcy zostali wybrani w procedurze konkurencyjnej. 

4.15. Dokumenty dotyczące sposobu oszacowania wartości zamówienia publicznego powinny być przechowywane wraz z pozostałą dokumentacją udzielonych zamówień. 

4.16. Średni kurs złotego w stosunku do euro stanowiący podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych każdorazowo ogłaszany jest w formie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych. 

4.17. Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie dostawy oraz usługi albo roboty budowlane oraz usługi, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące tego przedmiotu zamówienia, którego wartościowy udział w danym zamówieniu jest największy. 
Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie dostawy oraz rozmieszczenie lub instalację dostarczonej rzeczy lub innego dobra, do udzielenia takiego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące dostaw. 
Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie roboty budowlane oraz dostawy niezbędne do ich wykonania, do udzielenia takiego zamówienia stosuje się przepisy dotyczące robót budowlanych. 
Jeżeli zamówienie obejmuje równocześnie usługi oraz roboty budowlane niezbędne do wykonania usług, do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy dotyczące usług. 

5. W przypadku procedur wyboru wykonawcy opisanych w punktach 3.2 i 3.3, obowiązujące są również zapisy punktu 6.5.3 Wytycznych tj. zakaz udzielania przez Wnioskodawcę/Beneficjenta zamówień podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo, celem uniknięcia konfliktu interesu. 

Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Wnioskodawcą/Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Wnioskodawcy/Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Wnioskodawcy/Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: 

a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, 
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji, 
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, 
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 

W celu udokumentowania spełnienia wyżej wymienionych zasad Wnioskodawca/Beneficjent ma obowiązek przedstawienia pisemnego oświadczenia.  

6. W przypadku naruszenia przez Wnioskodawcę/Beneficjenta w ramach realizowanego Projektu zasad udzielania zamówień, o których mowa powyżej, IPAW uznaje całość lub część wydatków związanych z tym zamówieniem za niekwalifikowalne. 

7. Na Wnioskodawcy/Beneficjencie spoczywa obowiązek udowodnienia, że wymogi określone w dokumencie pn. Zasady obowiązujące podczas dokonywania zamówień przy realizacji dostaw, usług i robót budowlanych w ramach Projektu zostały zachowane.